Gegevensopslag De basis van PlanMySport is één centrale database waarin alles vastligt. Dus zowel de administratieve gegevens voor competities, toernooien, baanverhuur, lessen en evenementen (deze worden met de Sportcentrum Assistent onderhouden) als de informatieve gegevens (teksten en plaatjes) voor de websites.
Het beheer van deze centrale database doen wij. U hoeft zich geen zorgen te maken over backups - dat regelen wij allemaal.
Vanzelfsprekend kunt u downloads maken vanuit de database, voor het geval u ergens anders de gegevens ook nodig heeft.

Websites
PlanMySport draait voor 100% over het internet. Overal waar een internetaansluiting is, kunt u met PlanMySport werken. Dus ideaal voor thuiswerkers!

Alle functionaliteit van PlanMySport draait binnen de browser. Installeren van software is dus niet nodig! 

Het enige dat u hoeft te doen is naar één van de websites binnen de PlanMySport-omgeving te surfen.

We onderscheiden twee types websites: de PlanMySport-sites die wij beheren en de Sportorganisatie-sites die onder de verantwoordelijkheid vallen van onze klanten.

PlanMySport-websites
Er zijn vier types PlanMySport-websites:

• Algemene informatie
• Sites voor sporters
• Sites voor sporten
• Sites voor evenementen

Deze websites beheren wij. In sommige gevallen werken wij samen met "content"-leveranciers.

Algemene informatie
Op dit moment zijn er drie sites met algemene informatie over PlanMySport:

• www.PlanMySport.com
  Hierop staat wat PlanMySport is, welke functionaliteit het biedt, wat de tarieven zijn, en zo voort.
• TennisToernooi.PlanMySport.com
  Dit is een voorbeeld van een tennistoernooi dat met PlanMySport georganiseerd is. U vindt er allerlei overzichten, speelschema's, het bijzondere inschrijfformulier waarmee niet alleen kan worden ingeschreven, maar waarmee een inschrijving ook kan worden aangepast plus vanzelfsprekend uitgebreide uitleg.
• Adverteren.PlanMySport.com
  Het is mogelijk om op PlanMySport te adverteren. Op deze site staan de mogelijkheden op een rij.

Site voor sporters
Elke sporter krijgt een persoonlijke toegangscode voor PlanMySport. Door in te loggen op één van de PlanMySport-websites, verschijnt vanzelf deze site prive.PlanMySport.com met...

• De persoonlijke agenda, waarin staat wanneer u een wedstrijd moet spelen voor een competitie of toernooi, les heeft en een baan huurt. U kunt ook eigen items toevoegen, om zodoende er een complete sportagenda (PlanMijnSport) van te maken.
• Privégegevens met de mogelijkheid om die te corrigeren.
• De competities waaraan u meedoet met programma's, uitslagen en standen en de mogelijkheid om planningsverzoeken in te dienen en invallers op te zoeken.
• De toernooien waaraan u meedoet met speelschema's (planningen en uitslagen) en inschrijfformulieren.
• De lessen die u volgt met de complete lesgroep - u ziet met wie u lest en van wie u les krijgt, inclusief telefoonnummers en e-mailadressen.
• De banen die u huurt met de complete baanhuurgroep - u ziet met wie u speelt, inclusief telefoonnummers en e-mailadressen.
• Mogelijkheden om contributies per incasso te betalen.

Het is teveel om hier meer te vertellen: neem een kijkje op de website!

Sites voor sporten
Op www.TennisCompetities.com staat alles over de tenniscompetities en -toernooien die met PlanMySport worden georganiseerd.

Voor de tennisregio Haarlem en omstreken hebben we samen met de Stichting Intertennis het afgelopen zomerseizoen Haarlem.TennisCompetities.com gebouwd met als doel de communicatie over het tennis te verbeteren. We gaan in principe hiermee door, maar hoe precies is nog niet duidelijk.

In analogie hiervan hebben de Stichting Intertennis en wij inmiddels ook Hockey.PlanMySport.com in de lucht gebracht. In de regio Leiden doen we tot de winterstop deze proef.

Neem een kijkje op de websites om meer hierover te lezen.

Sites voor evenementen
Het is mogelijk om voor evenementen een speciale aparte site binnen de PlanMySport-omgeving te maken. Op dit moment gebeurt dit voor de Haarlemse Tennisweek die jaarlijks in de kerstvakantie plaatsvindt op Tenniscentrum De Nieuwe Brug.

Sportorganisatie-websites
Licenties "Club Editie", "Club Editie Light" en "Complete Editie"
Deze sportorganisaties krijgen een website die geïntegreerd is in de PlanMySport-omgeving met adres <organisatie>.PlanMySport.com (zoals tcdnb.PlanMySport.com). Het is ook toegestaan om een eigen domein te gebruiken (zoals www.tc-DeNieuweBrug.nl).
De websites bestaan uit een openbaar deel, een intranet voor klanten en leden (niet "Club Editie Light") en een deel voor de beheerder. Het inhoudelijke beheer van de websites doen de sportorganisaties: wij assisteren wel bij het plaatsen van formulieren en overzichten van competities en toernooien.
Licentie "Toernooi Editie"
Deze tennisverenigingen krijgen een website die geïntegreerd is in de PlanMySport-omgeving met als adres <tennisvereniging>.TennisCompetities.com. Er staat alleen informatie op over de toernooien die de vereniging organiseert. Voor de beheerder is er ook een koppeling naar de Sport Centrum Assistent.

Openbaar
Op het openbare deel van de website zet de sportorganisatie alles dat voor iedereen bedoeld is. Denk hierbij aan algemene informatie, inschrijfformulieren voor competities, toernooien, baanhuur, les en evenementen en overzichten van competities en toernooien (speelschema's). Bijzonder is ook het forum, waarbij men in verschillende discussiegroepen met elkaar (openbare) discussies kan voeren.

Intranet
Met zijn of haar persoonlijke toegangscode kan de klant of het clublid inloggen op de website van de sportorganisatie. Vervolgens worden delen zichtbaar (die dus voor anderen afgeschermd zijn) met bijvoorbeeld intern nieuws, een online ledenlijst (inclusief foto's zodat het een echt "smoelenboek" is) en een afsprakenbox (om sparringpartners te zoeken). Echt bijzonder is de mogelijkheid om bestanden op te slaan, zoals clubbladen, besprekingsverslagen, vergaderagenda's, beleidsplannen en zo voort. Deze kunnen dan door de klanten en leden gedownload worden.

Beheerder
De sportorganisatie krijgt één speciale toegangscode voor PlanMySport. Na hiermee ingelogd te zijn op de website, verschijnen de "managers" voor het baangebruik, discussies, communicaties en evenementen en de koppeling naar de Sport Centrum Assistent.
Als meerdere medewerkers van de sportorganisatie dit beheer moeten uitvoeren, dan moeten zij toch beiden deze ene toegangscode gebruiken.

Baangebruiksmanager
Hiermee kan de beheerder overzichten maken van deelnemers aan competities en toernooien, baanhuurders, lessers, leden, tossers, en zo voort. Hierbij zijn allerlei doorsneden mogelijk, zoals de deelnemers aan één competitie of alle competities en lessers van één lesgroep of alle lessers. Het is mogelijk om deze overzichten te downloaden naar Excel-spreadsheets om bijvoorbeeld te mailmergen met brieven.
De gegevens blijven minstens vijf jaar beschikbaar: het is zodoende mogelijk om bijvoorbeeld een brief te sturen naar iedereen die twee jaar geleden meedeed aan een competitie.

Discussie Manager
Hiermee kan de beheerder discussie-onderwerpen en discussieregels aanmaken, wijzigen en verwijderen. Het forum is derhalve ècht een organisatie-aangelegenheid (de onderwerpen worden niet door ons bedacht).

Communicatie Manager
Dit is één van de krachtigste hulpmiddelen van PlanMySport. De beheerder kan een mededeling per e-mail versturen aan elke denkbare selectie van klanten en leden die in PlanMySport vastliggen. De berichten worden opgeslagen, zodat ze naderhand altijd nog een keertje verstuurd kan worden.
Vanwege privacy en om te voorkomen dat iedereen horendol wordt van de e-mails, is de Communicatie Manager alleen beschikbaar voor de beheerder!

Evenementen Manager
Hiermee kan de beheerder evenementen en inschrijvingen daarvoor aanmaken, wijzigen en verwijderen. Als een klant of lid is ingelogd op de website, ziet hij vanzelf of hij voor een bepaald evenement heeft ingeschreven.
Bij elk evenement kan worden aangegeven of het voor iedereen toegankelijk is (dan is het zichtbaar zònder op de website in te loggen) òf alleen voor klanten en leden (dan verschijnt het pas na inloggen).

Opstarten Sport Centrum Assistent
Met deze koppeling verschijnt de Sport Centrum Assistent in een apart browser-scherm.

Sport Centrum Assistent
Om de administratieve gegevens op een zo'n gemakkelijk mogelijke manier te kunnen onderhouden, is de op Java-technologie gebaseerde Sport Centrum Assistent ontwikkeld. Deze voldoet qua uiterlijk aan de algemeen gangbare Windows-stijlen, maar draait toch ook helemaal binnen de browser. De Sport Centrum Assistent bestaat uit vijf takken:

• Klanten Manager
• Competitie Manager
• Toernooi Manager
• Debiteuren Manager
• Baangebruiksmanager

Omdat het een relatief zwaar stukje software is, heeft u minstens een ISDN-verbinding nodig om ermee te kunnen werken. Nog beter is ADSL, zodat u de Sport Centrum Assistent op een voordelige èn snelle manier de hele tijd kunt laten aanstaan.

Klanten Manager
Hiermee worden de persoonlijke gegevens van de klanten en leden onderhouden. Het betreft de naam, geslacht, geboortedatum, adres en woonplaats, telefoon, e-mailadres, sportvereniging, KNLTB-bondsnummer en speelsterkten. Deze gegevens kan de klant ook zelf up-to-date houden op prive.PlanMySport.com.

Competitie Manager
Hiermee worden de competities gedraaid. Denk aan het maken van divisies, klassen, speelronden, teams (die uit één of meer personen kunnen bestaan, zodat er competities mogelijk zijn voor individuele sporten èn teamsporten), klasse-indelingen, automatisch en handmatig plannen, versturen uitnodigingen per e-mail en per brief en invullen uitslagen. Standen berekenen gebeurt automatisch.
Zie voor meer informatie het speciale tabblad Competities op www.PlanMySport.com.
Het verwerken van inschrijvingen op papier en het versturen van uitnodigingen op papier (per post) kunt u tegen zeer uitdagende tarieven aan ons overlaten!

Toernooi Manager
Hiermee worden de toernooien gedraaid. Denk aan het maken van de indelingen (automatisch loten van allerlei soorten speelschema's), handmatig en automatisch plannen, versturen uitnodigingen per e-mail en per brief en invullen uitslagen. Eventuele standen in poules worden vanzelf berekend.
Zie voor meer informatie het speciale tabblad Toernooien op www.PlanMySport.com.
Het verwerken van inschrijvingen op papier en het versturen van uitnodigingen op papier (per post) kunt u tegen zeer uitdagende tarieven aan ons overlaten!

Debiteuren Manager
In PlanMySport kunt u precies vastleggen wat iemand aan contributie of deelnamegeld moet betalen. Het debiteurenbeheer is compleet met mogelijkheden om betaalde bedragen in te vullen, alsmede de datum waarop dat gebeurd. De klanten en leden kunnen op prive.PlanMySport.com op een elektronische wijze een éénmalige machtiging geven om per incasso te betalen. Die incasso's doen wij en tegelijk werken we de betaalstatus bij.
Er zijn allerlei debiteurenoverzichten en het is ook mogelijk om downloads aan te maken van Excel-spreadsheets, zodat u via mailmerge acceptgiro's, herinneringen en aanmaningen kunt maken.
Het gehele debiteurenbeheer kunt u tegen een zeer uitdagend tarief aan ons overlaten!

Baangebruiksmanager
Met de baangebruiksmanager administreert u, de naam zegt het al, het gebruik van de banen op uw sportpark. Dankzij de baangebruiksmanager weet u op elk moment wie op welke baan aanwezig is (of zou moeten zijn).
Hij bestaat uit drie onderdelen: de Locatie Manager, de Baanverhuur Manager en de Training Manager.

Locatie Manager
Hiermee administreert u de sportparken die u voor uw sportorganisatie gebruikt (meestal is dat er ééntje) en de banen die u daar tot uw beschikking heeft. Tevens geeft u aan waarvoor u de banen normaliter denkt of wilt gaan gebruiken (bijvoorbeeld voor verhuur, of competitie, of les) en waarvoor u de banen ook daadwerkelijk gebruikt. Vanzelfsprekend zijn er allerlei handige functies om de zo ontstane standaard en dagelijkse banenschema's snel en eenvoudig in te vullen en uit te printen.

Baanverhuur Manager
Hiermee administreert u wie welke baan huurt tegen welk tarief. U kunt een standaard baanhuurkontrakt uitprinten, maar het is ook mogelijk om de gegevens in een Excel-spreadsheet te downloaden, zodat u uw eigen kontrakt met mailmerge kunt samenstellen. Met de baanverhuur manager legt u ook vast wie gebruik maken van een specifiek kontrakt - deze klanten en leden zien dan allemaal op prive.PlanMySport.com wanneer zij moeten spelen. Zij kunnen ook zien wie hun medehuurders zijn (inclusief telefoonnummer en e-mailadressen, tenzij zij dit hebben afgeschermd) en zelfs regelen dat zij elke keer een herinnering hiervan per e-mail krijgen.

Training Manager
Hiermee administreert u wie in welke lesgroep zitten, wie die groep les geeft en op welke dag, tijd en baan die groep les heeft. U kunt al deze gegevens downloaden in een Excel-spreadsheet, zodat u met mailmerge de lessers per brief een bevestiging kunt geven dat zij zijn ingedeeld. De lessers kunnen op prive.PlanMySport.com precies zien wanneer zij les hebben. Tevens kunnen ze kijken met wie zij les hebben (inclusief telefoonnummers en e-mailadressen, tenzij zij dit hebben afgeschermd) en instellen dat ze elke keer een herinnering per e-mail krijgen.